Month: September 2019

Structuring The project

Pada tahap inisiasi proyek kita melakukan analisis biaya dan keuntungan, sebelum kita melanjutkan ke tahap yang lebih rinci seperti mengestimasi berapa lama suatu proyek akan berlangsung dan berapa banyak biaya yang diperlukan, kita perlu memiliki gambaran tentang pekerjaan yang akan dilakukan didalam proyek dan siapa yang bertanggung jawab atas pekerjaan tersebut. Hal ini dapat dilakukan dengan beberapa cara, salah satunya adalah dengan membuat struktur organisasi proyek.

Organisasi Proyek

Dalam pelaksanaan sebuah proyek dibutuhkan sebuah wadah atau sarana sehingga dalam pengelolaan proyek kegiatan yang dilakukan memiliki program, visi, misi, dan tujuan yang jelas sehingga pelaksanaan kegiatan proyek memiliki batasan dan standar yang telah disepakati dan dilaksanakan dengan maksimal oleh personel penanggung jawab masing-masing kegiatan.

Berikut merupakan pengertian organisasi menurut para ahli:

• Menurut James D Mooney

“Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama”.

• Menurut Chester I Barnard

“Organisasi sebagai suatu sistem dari pada aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih”.

Sebagai bentuk perserikatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih organisasi memiliki fungsi sebagai berikut :

1. Merupakan sarana dimana para peserta atau anggota bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama yang tidak mungkin diperoleh bila kita bekerja sendiri-sendiri.
2. Memberikan pengetahuan secara continue baik mengenai, pengaturan bagaimana bekerja sama, adanya pembagian pekerjaan untuk menghindari tumpang tindih, adanya pembagian wewenang dan tanggung jawab.
3. Merupakan sarana karir bagi kita.

Adapun pengertian organisasi proyek adalah suatu sarana dalam pencapaian tujuan dengan mengatur dan mengorganisasi sumber daya, tenaga kerja, material, peralatan dan modal secara efektif dan efisien dengan menerapkan sistem manajemen sesuai kebutuhan proyek.

Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah suatu diagram yang menunjukkan fungsi-fungsi departemen atau posisi dalam suatu organisasi dan bagaimana mereka saling berhubungan. Dalam struktur organisasi tergambar adanya :

1. Pembagian pekerjaan
2. Pimpinan dan bawahan
3. Tipe-tipe pekerjaan yang harus dilaksanakan
4. Tingkatan-tingkatan dalam manajer

Struktur organisasi proyek dibuat dengan situasi kultur dan keunikan berbeda berdasar kebutuhan sistem manajemen proyek. Oleh karena itu, organisasi proyek mempunyai susunan dan hierarki yang berlainan pula. Pemilihan organisasi proyek didasarkan atas tingkat kebutuhan dan kompleksitas proyek; semakin kompleks proyek, semakin kompleks pula susunan organisasinya.

Struktur Organisasi Fungsional

Struktur organisasi jenis ini dikelompokkan menurut fungsinya, memiliki struktur dengan konsep otoritas dan hierarki vertikal. Tanggung jawab organisasi proyek biasanya dirangkap dengan tugas sehari-hari pada organisasi fungsional perusahaan, karena itulah untuk proyek yang besar dapat mengganggu kegiatan keseluruhan, bila organisasi fungsional di gunakan.

Struktur organisasi fungsional memiliki beberapa kelebihan dan kelemahan yaitu :

Kelebihan :

1. Para spesialis tidak tergantung pada proyek tertentu, terdapat kemungkinan untuk menambah pengalaman dan keahlian.
2. Setiap bidang keahlian menimbulkan fleksibilitas dalam pemanfaatan sumberdaya.
3. Masing-masing kelompok mempunyai jaminan pekerjaan tetap dan adanya jalur kenaikan pangkat yang cukup jelas.

Kekurangan :

1. Tidak adanya penanggung jawaban yang khusus mengenai penyelenggaraan proyek secara terpadu.
2. Kurangnya penekanan pentingnya proyek karena manajer fungsional mengerjakan yang terbaik untuk bidangnya.
3. Koordinasi horizontal antar bidang akan memerlukan waktu lama lebih-lebih kepada pihak diluar perusahaan.
4. Lambat dalam menanggapi masalah diluar rencana karena informasi perlu disaring melewati beberapa lapisan jenjang fungsional.

Struktur Organisasi Murni

Struktur organisasi proyek jenis ini merupakan bagian tersendiri dari organisasi fungsional perusahaan, dimana manajer mempunyai otoritas penuh terhadap proyek. Dengan status ini, tim proyek memiliki komitmen dan wewenang mandiri, namun tetap dalam koordinasi perusahaan.

Kendali didalam proyek membutuhkan organisasi sendiri dalam rangka mengelola tujuan, sasaran, dengan data, informasi serta sumber daya yang ada dan terbatas. Struktur organisasi personel proyek menunjukkan hierarki tanggung jawab dan wewenang tugas dari masing-masing personel yang diarahkan dan dikendalikan oleh pucuk pimpinan yaitu manajer proyek. Otoritas proyek sepenuhnya ada pada manajer proyek, menjadi jembatan antara organisasi proyek dengan perusahaan serta pemilik proyek atau organisasi yang mewakilinya untuk melakukan koordinasi dan komunikasi dengan maksud agar tujuan dan sasaran proyek tercapai dengan efektif dan efisien.

Struktur organisasi murni memiliki beberapa kelebihan dan kelemahan yaitu :

Kelebihan :

1. Adanya komando tunggal yang memiliki wewenang dan tanggung jawab yang jelas dan sasaran yang spesifik.
2. Memungkinkan ditanggapi perubahan dan diambilnya keputusan yang cepat.
3. Adanya status mandiri akan menimbulkan identitas tim.
4. Dengan dipindahkan para spesialis dari organisasi fungsional kedalam organisasi proyek maka jalur komunikasi dan arah kerja lebih pendek.

Kekurangan :

1. Biaya keseluruhan yang dikeluarkan cenderung mahal.
2. Kurangnya efisiensi karena membagi dan memecah penggunaan sumber daya terutama bila proyek banyak dan tenaga spesialis terbatas serta pada waktu yang bersamaan.

Struktur Organisasi Matriks

Struktur organisasi proyek ini biasanya gabungan dari organisasi proyek murni dan fungsional, memanfaatkan ahli dari berbagai disiplin ilmu yang terlibat dalam organisasi fungsional sebagai bagian dari proyek, tetapi tidak mengganggu proses pelaksanaan proyek serta organisasi fungsional perusahaan.

Struktur organisasi matriks memiliki beberapa kelebihan dan kelemahan yaitu:

Kelebihan :

1. Dapat diarahkan pada tujuan bersama yaitu terselesaikannya proyek.
2. Jika proyek bersifat rahasia maka sebaran informasi dalam kelompok kerja dapat dikendalikan keamanannya.

Kekurangan :

1. Bila proyek itu besar hilangnya fleksibilitas jika pelaksana proyek ada yang sakit.
2. Bila tidak terletak dalam satu atap maka manajer proyek akan memerlukan banyak waktu untuk menyelesaikan masalah kepegawaian dan teknik.

Manajer Proyek

Seorang manajer proyek harus mampu mengelola berbagai macam kegiatan, sejumlah besar tenaga kerja dan tenaga ahli terutama dalam aspek perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan, seperti jadwal, biaya dan mutu. Pada tahap pembangunan ia harus mampu mengintegrasikan dan mengsinkronisasikan kegiatan menjadi suatu kegiatan yang terpadu dalam rangka mencapai sasaran.

Seorang manajer proyek idealnya memenuhi beberapa kriteria yaitu :

1. Bertanggung jawab.
2. Luwes dalam pendekatan tanpa mengorbankan sasaran pokonya.
3. Merespon sebuah pemikira atau teorema yang diterima dengan mengevaluasi secara sistematis.
4. Menyukai tantangan dan memiliki sikap yang selalu bersedia dan siap menghadapi tantangan juga harus dapat meyakinkan kepada bawahan bahwa persoalan-persoalan tersebut adalah wajar dan merupakan tantangan yang harus dihadapi.
5. Mengantisipasi persoalan dengan tidak jemu-jemunya mengkaji dan menganalisis masalah tersebut dan mempersiapkan alternatif-alternatif pemecahannya.
6. Menguasai aspek hubungan antara manusia karena adanya hubungan vertical dan horizontal.
7. Generalisasi dan spesifikasi, yaitu menguasai keseluruhan kegiatan agar tercipta sinkronisasi kegiatan di bidang-bidang fungsional menjadi suatu kegiatan yang terpadu.
8. Kekuasaan berasal dari keahlian (expert power) dan referent power :

• Expert power : kemampuan untuk mengajak anggotanya untuk melakukan sesuatu demi terselenggaranya proyek, karena ia dianggap memiliki pengetahuan

Referent power : kemampuan untuk membuat peserta proyek tanggap terhadap keinginan-keinginannya.

 

Dosen Pengampu : Ibu Iis Rostiawati, S.E., M.M

Mata Kuliah : Manajemen Project

Source :

Husen, Abrar. 2011. Manajemen Proyek. Yogyakarta : Penerbit ANDI.

Karaini, Armaini Akhirson. Pengantar Manajemen Proyek Seri Diktat Kuliah.  Depok : Universitas Gunadarma.

Buku I bahan ajar manajemen proyek. Disusun oleh : Drs. Ashari. ST., SST., M.Eng

Project Screening Selection

Model penyaringan yang membantu memilih pemenang dari kumpulan proyek.

Masalah penting yang harus dipertimbangkan oleh manajer ketika melakukan evaluasi Menggunakan model screening:

1. Realisme
2. Kemampuan
3. Fleksibilitas
4. Kemudahan Penggunaan
5. Biaya
6. Keterbandingan

Pendekatan Untuk Seleksi Proyek

1. Metode Checklist

Metode cheklist adalah daftar kriteria yang diterapkan untuk proyek-proyek yang mungkin.

• Membutuhkan kesepakatan tentang kriteria
• Menganggap semua kriteria sama pentingnya

Metode cheklist ini  berfungsi untuk mencatat opini dan mendorong diskusi

		Performance on Criteria
Project	Criteria	High	Medium	Low
Project A	Cost	v
	Profit Potential			v
	Time to market		v
	Development Risk			v
Project B	Cost		v
	Profit Potential		v
	Time to market	v
	Development Risk		v
Project C	Cost	v
	Profit Potential	v
	Time to market			v
	Development Risk	v
Project D	Cost			v
	Profit to potential			v
	Time to market	v
	Development risk		v

Simplified Scoring Models

Setiap proyek menerima skor yang merupakan penjumlahan dari nilainya pada daftar kriteria.

Model penilaian Membutuhkan

• kesepakatan tentang kriteria
• kesepakatan tentang bobot untuk kriteria
• skor yang ditetapkan untuk setiap kriteria

		(A)	(B)	(A)X(B)
Project	Criteria	Importance Weight	Score	Weighted Score
Project A	Cost	1	3	3
	Profit potential	2	1	2
	Development Risk	2	1	2
	Time to Market	3	2	6
	Total Score			13
Project B	Cost	1	2	2
	Profit Potential	2	2	4
	Development Risk	2	2	4
	Time to Market	3	3	9
	Total Score			19

Pohon Keputusan

Tujuan:

• Memahami kasus dan seluruh aspek yang terkait
• Menggambarkan kerangka berfikir yang sistematis
• Menggambarkan struktur pengambilan keputusan yang dilakukan pengambil keputusan sepanjang tahapan dan seluruh kemungkinan keputusan

Asumsi Dasar

• Pengambil keputusan hanya mengambil satu keputusan
• Setiap keputusan hanya mempunyai kemungkinan keputusan tertentu
• Semua proses menunjukan tahapan waktu

Dasar Pengambilan Keputusan

Pengambilan Keputusan didasarkan pada nilai ekonomi yang diharapkan (expected monetary value)/EMV tertinggi

 

Dosen Pengampu : Ibu Iis Rostiawati, S.E., M.M

Mata Kuliah : Manajemen Project

Manajemen Proyek

Pengertian Proyek Menurut Para Ahli

• Pengertian Proyek menurut Husen (2009:4), Proyek adalah gabungan dari sumber-sumber daya seperti manusia material, peralatan, dan modal/ biaya yang dihimpun dalam suatu wadah organisasi sementara untuk mencapai sasaran dan tujuan.
• Pengertian Proyek menurut Larson (2006:3), Proyek adalah usaha yang kompleks, tidak rutin, yang dibatasi oleh waktu, anggaran, sumber daya, dan spesifikasi kinerja yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.

Project

Converting a vision, a dream or a need to reality.

• Pekerjaan yang memiliki awal dan akhir (Waktu)
• Hasil yang ditentukan
• Pada tingkat Kinerja
• Pada anggaran (Biaya)

Karakteristik Proyek:

• Memiliki Mulai dan Selesai yang pasti
• Produk / Layanan berbeda dalam beberapa cara yang berbeda

Manajemen

Pengertian manajemen menurut para ahli

• Pengertian manajemen menurut Mulayu S.P. Hasibuan (2000:2), Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnua secara efektif dan efisien untuk mencapai satu tujuan.
• Pengertian manajemen menurut T.Hani Handoko (2000:10), Manajemen adalah bekerja dengan orang-orang untuk menentukan, menginterpretasikan, dan mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, peyusunan personalia, pengarahan, kepemimpinan dan pengawasan.

Pengertian Manajemen Proyek

Pengertian manajemen proyek menurut para ahli

• Pengertian Manajemen Proyek menurut Husen (2009:4), Manajemen Proyek adalah penerapan ilmu pengetahuan, keahlian dan keterampilan, cara teknis yang terbaik dan dengan sumber daya yang terbatas, untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditentukan agar mendapatkan hasil yang optimal dalam hal kinerja biaya, mutu dan waktu serta keselamatan kerja.
• Pengertian Manajemen Proyek menurut Budi santoso (2003;3), Manajemen Proyek adalah kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengendalikan sumber daya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumber daya tertentu. Manajemen proyek mempergunakan personel perusahaan untuk ditempatkan pada tugas tertentu dalam proyek.

Bidang Utama Manajemen Proyek

1. Memahami sifat dan ciri khas proyek
2. Memahami rencana dan tujuan proyek yang paling khusus, paling rawan, dan paling kritis, agar dapat mengantisipasi lebih dini dan tepat
3. Merencanakan pelaksanaan proyek
4. Menentukan penggunaan peralatan sesuai dengan kebutuhan proyek
5. Melakukan control dan perbaikan
6. Memahami dan mengembangkan kealitas pribadi yang semestinya dalam kapasitasnya sebagi pemimpin proyek
7. Memahami dan melaksanakan peran manajer proyek secara komprehensif

Siklus Hidup Proyek

Siklus hidup proyek adalah tahap-tahap perkembangan proyek dari awal gagasan hingga proyek dinyatakan selesai dimana tiap tahap memiliki pola tertentu.

Secara garis besar siklus hidup proyek dibagi menjadi 4 tahapan, yaitu:

1. Tahap Konsepsi
2. Tahap Perencanaan
3. Tahap Eksekusi
4. Tahap Operasi

Tahap Konsepsi

Tahap konsepsi memiliki dua bagian, yaitu :

• Inisiasi Proyek

Merupakan tahap munculnya ide tentang proyek yang dimulai dari penemuan masalah. Selanjutnya masalah yang ditemukan perlu dirumuskan dengan jelas berikut tujuan pemecahan masalah tersebut. Dua hal tersebut menjadi dasar bagi pencarian alternatif solusi.

• Kelayakan Proyek

Merupakan proses investigasi terhadap masalah dan mengembangkan solusi secara lebih detail untuk dilihat sejauh mana solusi memberikan manfaat yang lebih besar dari pengorbanan/ biaya.  Tiga hal pokok yang harus dijawab pada tahap kelayakan ini adalah apa saja yang diperlukan, kapan dilakukan, siapa yang terlibat.

Proposal Proyek

Pada tahap konsepsi  memunculkan Requestst For Proposal (RFP). RFP memuat tujuan proyek, lingkup proyek, spesifikasi performance, batasan ongkos dan jadwal, kebutuhan data, jenis kontrak RFP dibuat berdasarkan permintaan user.

Namun, proposal proyek bisa juga dibuat atau diajukan tanpa terlebih dulu ada permintaan dari user tetapi berdasarkan penawaran. Proposal Proyek memerlukan biaya dan waktu tersendiri dan dibuat oleh tim manajemen puncak.

Negosiasi Kontrak

• Negosiasi anatara pemilik proyek (user) dengan calon kontraktor yang terpilih dimaksudkan untuk menyamakan posisi kedua belah pihak dalam masalah-masalah utama, khususnya masalah teknis dan persetujuan dalam hal waktu, jadwal dan performansi.
• Bagi pemilik proyek (user) sasaran negosiasi yang dilakukan pada umumnya untuk mendapatkan persyaratan yang paling menguntungkan, penekanan harga dan mencegah persyaratan yang membatasi ruang gerak.
• Sedang dari sisi kontraktor berusaha untuk mengurangi risiko dan menekan biaya dengan mengusulkan beberapa penyimpangan dari persyaratan.

Tahap Perencanaan

Tahap perencanaan dalam siklus hidup proyek akan meliputi kegiatan:

• Penyiapan rencana proyek secara detail

Isi rencana proyek biasanya meliputi hal-hal sbb:

Isi rencana proyek biasanya meliputi hal-hal sbb:
i.     Jadwal pekerjaan
ii.    Anggaran dan sistim pengendalian biaya
iii.   Work Breakdown Structure secara rinci
iv.   Bagian-bagian yang beresiko tinggi dan sulit serta rencana antisipatif untuk mengatasi masalah-masalah yang mungkin terjadi

v.    Rencana sumberdaya manusia dan penggunaannya
vi.   Rencana pengujian hasil proyek
vii.  Rencana dokumentasi
viii. Rencana peninjauan pekerjaan
ix.   Rencana pelaksanaan hasil proyek

Semua rencana-rencana tersebut di atas harus sesuai dengan kebutuhan dan keinginan user.

• Penentuan spesifikasi proyek secara rinci

Ada dua macam jenis spesifikasi yakni

i.    Spesifikasi kebutuhan user.
Spesifikasi ini akan berhubungan dengan hasil yang diinginkan oleh user secara umum. Spesifikasi kebutuhan user akan menentukan apakah hasil proyek dapat diterima atau tidak.

ii.   Spesifikasi kebutuhan proyek
Spesifikasi kebutuhan proyek merupakan terjemahan teknis dari kebutuhan user. Terjemahan ini bisa dalam bentuk, ukuran, kapasitas, kecepatan, dll.

Tahap Eksekusi

Yang tercakup dalam tahap ini adalah pekerjaan-pekerjaan seperti: Desain, pengembangan, pengadaan, konstruksi,/ produksi, dan pelaksanaan. Tahap-tahap dalam eksekusi adalah sbb:
1)    Desain
Dalam tahap ini spesifikasi diterjemahkan ke dalam maket, diagram atau skema.

2)    Pengadaan
Pada tahap ini dilakukan fasilitas-fasilitas pendukung maupun material.

3)    Produksi
Setelah fasilitas dan bahan tersedia, maka dilakukan pelaksanaan produksi berikut pengawasan dan pengendalian sumberdaya yang digunakan dan progress report.
4)    Implementasi
Pada tahap ini dilakukan penyerahan hasil akhir proyek. Penyerahan dapat disertai dengan training untuk user,

Tahap operasi

Setelah hasil proyek diserahkan ke user maka proyek dianggap selesai. Keterlibatan kontraktor dianggap telah selesai dan user mulai mengoperasikan hasil proyek tersebut.

Kriteria Sukses Proyek

• Kesuksesan suatu proyek diukur dari ketepatan waktu penyelesaian sebagaimana dijadwalkan, tidak melebihi dana yang dianggarkan, spesifikasi (kualitas) yang disyaratkan terpenuhi, serta memuaskan kebutuhan konsumen.
• Faktor yang terakhir sering terlupakan, bahwa apabila proyek tersebut tidak dapatmemberikan kepuasan kepada konsumen, maka sebenarnya proyek tersebut tidakbisa dikatakan sukses.
• Bahkan menurut Shenhar, Levy & Dvir (1997), kesuksesan proyek termasuk diukur dari sejauh mana keberhasilannya secara komersial dan kontribusi yang diberikannya terhadap pengembangan pasar atau teknologi baru.

 

Dosen Pengampu : Ibu Iis Rostiawati, S.E., M.M

Mata Kuliah : Manajemen Project

Selamat datang di Blog Situs AHMAD GUNAWAN SATARI. Ini adalah posting pertama Anda. Edit atau hapus, lalu mulai ngeblog!