Structuring The project
Pada tahap inisiasi proyek kita melakukan analisis biaya dan keuntungan, sebelum kita melanjutkan ke tahap yang lebih rinci seperti mengestimasi berapa lama suatu proyek akan berlangsung dan berapa banyak biaya yang diperlukan, kita perlu memiliki gambaran tentang pekerjaan yang akan dilakukan didalam proyek dan siapa yang bertanggung jawab atas pekerjaan tersebut. Hal ini dapat dilakukan dengan beberapa cara, salah satunya adalah dengan membuat struktur organisasi proyek.
Organisasi Proyek
Dalam pelaksanaan sebuah proyek dibutuhkan sebuah wadah atau sarana sehingga dalam pengelolaan proyek kegiatan yang dilakukan memiliki program, visi, misi, dan tujuan yang jelas sehingga pelaksanaan kegiatan proyek memiliki batasan dan standar yang telah disepakati dan dilaksanakan dengan maksimal oleh personel penanggung jawab masing-masing kegiatan.
Berikut merupakan pengertian organisasi menurut para ahli:
- Menurut James D Mooney
“Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama”.
- Menurut Chester I Barnard
“Organisasi sebagai suatu sistem dari pada aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih”.
Sebagai bentuk perserikatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih organisasi memiliki fungsi sebagai berikut :
- Merupakan sarana dimana para peserta atau anggota bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama yang tidak mungkin diperoleh bila kita bekerja sendiri-sendiri.
- Memberikan pengetahuan secara continue baik mengenai, pengaturan bagaimana bekerja sama, adanya pembagian pekerjaan untuk menghindari tumpang tindih, adanya pembagian wewenang dan tanggung jawab.
- Merupakan sarana karir bagi kita.
Adapun pengertian organisasi proyek adalah suatu sarana dalam pencapaian tujuan dengan mengatur dan mengorganisasi sumber daya, tenaga kerja, material, peralatan dan modal secara efektif dan efisien dengan menerapkan sistem manajemen sesuai kebutuhan proyek.
Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah suatu diagram yang menunjukkan fungsi-fungsi departemen atau posisi dalam suatu organisasi dan bagaimana mereka saling berhubungan. Dalam struktur organisasi tergambar adanya :
- Pembagian pekerjaan
- Pimpinan dan bawahan
- Tipe-tipe pekerjaan yang harus dilaksanakan
- Tingkatan-tingkatan dalam manajer
Struktur organisasi proyek dibuat dengan situasi kultur dan keunikan berbeda berdasar kebutuhan sistem manajemen proyek. Oleh karena itu, organisasi proyek mempunyai susunan dan hierarki yang berlainan pula. Pemilihan organisasi proyek didasarkan atas tingkat kebutuhan dan kompleksitas proyek; semakin kompleks proyek, semakin kompleks pula susunan organisasinya.
Struktur Organisasi Fungsional
Struktur organisasi jenis ini dikelompokkan menurut fungsinya, memiliki struktur dengan konsep otoritas dan hierarki vertikal. Tanggung jawab organisasi proyek biasanya dirangkap dengan tugas sehari-hari pada organisasi fungsional perusahaan, karena itulah untuk proyek yang besar dapat mengganggu kegiatan keseluruhan, bila organisasi fungsional di gunakan.
Struktur organisasi fungsional memiliki beberapa kelebihan dan kelemahan yaitu :
Kelebihan :
- Para spesialis tidak tergantung pada proyek tertentu, terdapat kemungkinan untuk menambah pengalaman dan keahlian.
- Setiap bidang keahlian menimbulkan fleksibilitas dalam pemanfaatan sumberdaya.
- Masing-masing kelompok mempunyai jaminan pekerjaan tetap dan adanya jalur kenaikan pangkat yang cukup jelas.
Kekurangan :
- Tidak adanya penanggung jawaban yang khusus mengenai penyelenggaraan proyek secara terpadu.
- Kurangnya penekanan pentingnya proyek karena manajer fungsional mengerjakan yang terbaik untuk bidangnya.
- Koordinasi horizontal antar bidang akan memerlukan waktu lama lebih-lebih kepada pihak diluar perusahaan.
- Lambat dalam menanggapi masalah diluar rencana karena informasi perlu disaring melewati beberapa lapisan jenjang fungsional.
Struktur Organisasi Murni
Struktur organisasi proyek jenis ini merupakan bagian tersendiri dari organisasi fungsional perusahaan, dimana manajer mempunyai otoritas penuh terhadap proyek. Dengan status ini, tim proyek memiliki komitmen dan wewenang mandiri, namun tetap dalam koordinasi perusahaan.
Kendali didalam proyek membutuhkan organisasi sendiri dalam rangka mengelola tujuan, sasaran, dengan data, informasi serta sumber daya yang ada dan terbatas. Struktur organisasi personel proyek menunjukkan hierarki tanggung jawab dan wewenang tugas dari masing-masing personel yang diarahkan dan dikendalikan oleh pucuk pimpinan yaitu manajer proyek. Otoritas proyek sepenuhnya ada pada manajer proyek, menjadi jembatan antara organisasi proyek dengan perusahaan serta pemilik proyek atau organisasi yang mewakilinya untuk melakukan koordinasi dan komunikasi dengan maksud agar tujuan dan sasaran proyek tercapai dengan efektif dan efisien.
Struktur organisasi murni memiliki beberapa kelebihan dan kelemahan yaitu :
Kelebihan :
- Adanya komando tunggal yang memiliki wewenang dan tanggung jawab yang jelas dan sasaran yang spesifik.
- Memungkinkan ditanggapi perubahan dan diambilnya keputusan yang cepat.
- Adanya status mandiri akan menimbulkan identitas tim.
- Dengan dipindahkan para spesialis dari organisasi fungsional kedalam organisasi proyek maka jalur komunikasi dan arah kerja lebih pendek.
Kekurangan :
- Biaya keseluruhan yang dikeluarkan cenderung mahal.
- Kurangnya efisiensi karena membagi dan memecah penggunaan sumber daya terutama bila proyek banyak dan tenaga spesialis terbatas serta pada waktu yang bersamaan.
Struktur Organisasi Matriks
Struktur organisasi proyek ini biasanya gabungan dari organisasi proyek murni dan fungsional, memanfaatkan ahli dari berbagai disiplin ilmu yang terlibat dalam organisasi fungsional sebagai bagian dari proyek, tetapi tidak mengganggu proses pelaksanaan proyek serta organisasi fungsional perusahaan.
Struktur organisasi matriks memiliki beberapa kelebihan dan kelemahan yaitu:
Kelebihan :
- Dapat diarahkan pada tujuan bersama yaitu terselesaikannya proyek.
- Jika proyek bersifat rahasia maka sebaran informasi dalam kelompok kerja dapat dikendalikan keamanannya.
Kekurangan :
- Bila proyek itu besar hilangnya fleksibilitas jika pelaksana proyek ada yang sakit.
- Bila tidak terletak dalam satu atap maka manajer proyek akan memerlukan banyak waktu untuk menyelesaikan masalah kepegawaian dan teknik.
Manajer Proyek
Seorang manajer proyek harus mampu mengelola berbagai macam kegiatan, sejumlah besar tenaga kerja dan tenaga ahli terutama dalam aspek perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan, seperti jadwal, biaya dan mutu. Pada tahap pembangunan ia harus mampu mengintegrasikan dan mengsinkronisasikan kegiatan menjadi suatu kegiatan yang terpadu dalam rangka mencapai sasaran.
Seorang manajer proyek idealnya memenuhi beberapa kriteria yaitu :
- Bertanggung jawab.
- Luwes dalam pendekatan tanpa mengorbankan sasaran pokonya.
- Merespon sebuah pemikira atau teorema yang diterima dengan mengevaluasi secara sistematis.
- Menyukai tantangan dan memiliki sikap yang selalu bersedia dan siap menghadapi tantangan juga harus dapat meyakinkan kepada bawahan bahwa persoalan-persoalan tersebut adalah wajar dan merupakan tantangan yang harus dihadapi.
- Mengantisipasi persoalan dengan tidak jemu-jemunya mengkaji dan menganalisis masalah tersebut dan mempersiapkan alternatif-alternatif pemecahannya.
- Menguasai aspek hubungan antara manusia karena adanya hubungan vertical dan horizontal.
- Generalisasi dan spesifikasi, yaitu menguasai keseluruhan kegiatan agar tercipta sinkronisasi kegiatan di bidang-bidang fungsional menjadi suatu kegiatan yang terpadu.
- Kekuasaan berasal dari keahlian (expert power) dan referent power :
- Expert power : kemampuan untuk mengajak anggotanya untuk melakukan sesuatu demi terselenggaranya proyek, karena ia dianggap memiliki pengetahuan
Referent power : kemampuan untuk membuat peserta proyek tanggap terhadap keinginan-keinginannya.
Dosen Pengampu : Ibu Iis Rostiawati, S.E., M.M
Mata Kuliah : Manajemen Project
Source :
Husen, Abrar. 2011. Manajemen Proyek. Yogyakarta : Penerbit ANDI.
Karaini, Armaini Akhirson. Pengantar Manajemen Proyek Seri Diktat Kuliah. Depok : Universitas Gunadarma.
Buku I bahan ajar manajemen proyek. Disusun oleh : Drs. Ashari. ST., SST., M.Eng
