Month: October 2019

Perencanaan Mutu

Dalam upaya mencapai kesepahaman di antara konsumen dan produsen tentang mutu produk dan pelayanannya, maka diperlukan standar yang mengatur spesifikasi dan kriteria dari produk dan jasa yang dihasilkan oleh produsen. Beberapa negara telah mengeluarkan standar mutu, yang dibuat karena ada tuntutan pasar terhadap mutu produk dan jasa yang dibeli konsumen. Beberapa di antara mereka adalah Jerman [DIN (Deutsches Institut fur Normung)], Jepang [JIS (Japan Industrial Standard)], Inggris [BSI (British Standards Institute)], dan Amerika [ANSI (American National Standards Institute)]. Di Indonesia standar mutu tersebut dinamakan SNI (Standar Nasional Indonesia). Dunia internasional juga telah mengenal standar sistem mutu dan telah banyak dipakai di berbagai negara, yaitu ISO 9000 (International Organization for Standardization), yang pertama kali diluncurkan pada tahun 1987 dan berkantor pusat di Swiss.

Menurut ISO 8402, Mutu didefinisikan sebagai berikut:

Mutu adalah sifat dan karakteristik produk atau jasa yang memenuhi kebutuhan pelanggan atau pemakai.

Sebagai salah satu tolak ukur dari sasaran dan tujuan proyek, persyaratan mutu biasanya ditetapkan dalam suatu spesifikasi dan kriteria dari suatu perencanaan. Perencanaan mutu dibuat agar produk akhir yang nantinya diperoleh sesuai dengan tuntutan kebutuhan pelanggan. Oleh karena itu, kita harus mengidentifikasi persyaratan produk dan menentukan arah tindakan yang menjamin terpenuhinya persyaratan dengan menyusun program penjaminan mutu (quality assurance) dan pengendalian mutu (quality control). Beberapa kontraktor proyek konstruksi di Indonesia telah menggunakan standar sistem mutu ISO 9000:2000 dalam usaha memenuhi tuntutan pemilik proyek yang makin kritis dan ingin mendapatkan hasil terbaik dari produk dan jasa pelayanan kontraktor.

Manajemen Sistem Mutu ISO 9000:2000 untuk Proyek

Sistem manajemen mutu yang efektif dan pendekatannya sistematis dibuat dengan menetapkan aktivitas-aktivitas kritis yang memerlukan prosedur, lalu membuat indeks atas prosedur yang telah didokumentasi dan menilai tingkat rinci terhadap mutu yang diinginkan. Kemudian melakukan identifikasi terhadap prosedur kunci yang memengaruhi kelancaran proyek.

Struktur dokumentasi dari sistem mutu dibagi menjadi 3 bagian.

1. Manual Mutu, berisi kebijakan yang berkaitan dengan komitmen penerapan, pencapaian, dan pemenuhan persyaratan standar sistem mutu ISO 9000:2000.
2. Prosedur, adalah uraian tentang proses pekerjaan, terdiri atas serangkaian aktivitas dan melibatkan banyak fungsi. Prosedur dapat menjadi pedoman cara kerja dan sebagai sarana untuk menilai efektivitas sistem mutu yang dibuat.
3. Instruksi Kerja, menguraikan langkah-langkah rinci dari suatu aktivitas yang termuat dalam prosedur dan melibatkan satu fungsi saja, biasanya disertakan bentuk diagram alir, form, dan laporan.

Agar manajemen sistem mutu dapat berjalan sesuai tujuan perusahaan, dibentuk Manajemen Representatif Bidang Pengembangan Mutu yang bertanggung jawab terhadap perencanaan dan pemeliharaan implementasi jaminan mutu yang ditentukan dalam standar sistem mutu ISO 9000:2000. Secara organisatoris Bidang Pengembangan Mutu ini bertanggung jawab langsung kepada pimpinan perusahaan. Bidang ini juga mempersiapkan struktur organisasi serta personel yang nantinya bertugas merencanakan program mutu serta mengendalikan dan melakukan audit internal terhadap pemenuhan persyaratan system mutu ISO 9000:2000.

 

Dosen Pengampu : Ibu Iis Rostiawati, S.E., M.M.

Source :

Husen, Abrar. 2011. Manajemen Proyek. Yogyakarta : Penerbit ANDI.

Work Breakdown Structure

WBS biasanya merupakan diagram terstrukrur dan hierarki berupa diagram pohon (tree strcuture diagram). Penyusunan WBS dilakukan dengan cara tap down, dengan tujuan agar komponen-komponen kegiatan tetap berorientasi ke tujuan proyek. WBS juga memudahkan penjadwalan dan pengendalian karena merupakan elemen perencanaan yang terdiri atas kerangka-kerangka seperti di bawah ini.

• Kerangka penjabaran program
• Kerangka perencanaan detail
• Kerangka pembiayaan
• Kerangka penjadwalan
• Kerangka cara pelaporan
• Kerangka penyusunan organisasi

Dari kerangka-kerangka tersebut, WBS dapat membantu proses penjadwalan dan pengendalian dalam suatu sistem yang terstruktur menurut hierarki yang makin terperinci, sampai pada lingkup yang makin kecil berupa paket-paket pekerjaan dengan aktivitas yang jelas. Paket-paket pekerjaan ini nantinya dapat dikelola sebagai unit kegiatan yang diberi kode identifikasi yang kinerja, biaya, mutu dan waktunya dapat diukur. Oleh karena itu, penyempurnaan dan tindakan koreksi dapat dilakukan bila terdapat penyimpangan-penyimpangan selama pelaksanaan proyek.

Oleh karena itu, WBS dapat dipakai untuk membagi seluruh level proyek menjadi elemen-elemen kerja, menjelaskan proyek dalam satu format struktur level, fasilitas, dan mencakup seluruh item pekerjaan hingga selesai, pemecahan level sampai pada paket pekerjaan terakhir dengan kegiatan yang jelas dan cukup untuk perencanaan detail sebagai fase awal proyek.

Faktor-faktor yang dipertimbangkan dalam menentukan WBS secara umum disusun berdasarkan klasifikasi sebaga berikut:

• Pembagian berdasarkan area/lokasi yang berbeda
• Pembagian kategori yang berbeda untuk tenaga kerja, peralatan dan material
• Pembagian subdivisi pekerjaan berdasarkan spesifikasi pekerjaan
• Pembagian pihak, seperti kontraktor utama, subkontraktor dan pemasok

Klasifikasi di atas dapat membantu menentukan tingkatan WBS untuk memudahkan monitoring terhadap bagian-bagiannya, serta menentukan penanggung jawab masing-masing elemen pada setiap tingkatan. Agar lebih jelas, di bawah ini diberikan contoh struktur WBS dengan kegiatan beserta identitas kode yang digunakan.

• WBS (Work Breakdown Structure)

1. Proyek Kantor 2 Lantai

1.A Pekerjaan Persiapan

1.B Pekerjaan Pondasi

1.C Pekerjaan Lantai 1

1.C.1 Pekerjaan Struktur

1.C.2 Pekerjaan Arsitektur

1.C.3 Pekerjaan Mekanikal/Elektrikal

1.D Pekerjaan Lantai 2

1.D.1 Pekerjaan Struktur

1.D.2 Pekerjaan Arsitektur

1.D.3 Pekerjaan Mekanikal/Elektrikal

1.E Pekerjaan Atap

1.E.1 Kuda-kuda Atap

1.E.2 Penutup Atap

1.F Finishing

• Paket Kegiatan

1. B. Pekerjaan Pondasi

B100 Pekeriaan galian Pondasi

B110 Pekeriaan pembesian Pondasi

B120 Pekerjaan bekisting Pondasi

B130 Pekerjaan pengecoran Pondasi

B140 Pekerjaan timbunan Pondasi

WBS tersebut menggunakan pengkodean berdasarkan tingkatan, yang berakhir sampai paket pekerjaan terakhir. Tingkat pertama adalah proyek perkantoran dua lantai. Untuk tingkat ke-2 yang terdiri atas pekerjaan pondasi, lantai satu, lantai dua, atap dan finishing, dibagi berdasar lokasi tempat pekerjaan, sedangkan tingkat ke-3 yaitu pekerjaan arsitektur, sipil dan mekanikal/elektrikal, pembagiannya berdasarkan spesifikasi pekerjaan.

Paket-paket pekerjaan terakhir yang berada pada tingkat ke-3 yaitu 1.B Pekerjaan Pondasi diuraikan menjadi unit-unit kegiatan dengan kode tertentu. Nantinya digunakan untuk menentukan anggaran biaya, alokasi sumber daya, penjadwalan waktu, program mutu serta pengendalian proyek.

 

Dosen Pengampu : Ibu Iis Rostiawati, S.E., M.M.

Source :

Husen, Abrar. 2011. Manajemen Proyek. Yogyakarta : Penerbit ANDI.

Penjadwalan Proyek

Penjadwalan atau scheduling adalah pengalokasian waktu yang tersedia untuk melaksanakan masing-masing pekerjaan dalam rangka menyelesaikan suatu proyek hingga tercapai hasil optimal dengan mempertimbangkan keterbatasan-keterbatasan yang ada. Makin besar skala proyek, semakin kompleks pengelolaan penjadwalan karena dana yang dikelola sangat besar, kebutuhan dan penyediaan sumber daya juga besar, kegiatan yang dilakukan sangat beragam serta durasi proyek menjadi sangat panjang. Oleh karena itu, agar penjadwalan dapat diimplementasikan, digunakan cara-cara atau metode teknis. Ada beberapa metode penjadwalan proyek yang digunakan untuk mengelola waktu dan sumber daya proyek. Pertimbangan penggunaan metode-metode tersebut didasarkan atas kebutuhan dan hasil yang ingin dicapai terhadap kinerja penjadwalan.

Waktu dan Durasi Kegiatan

Dalam konteks penjadwalan, terdapat dua perbedaan, yaitu waktu (time) dan kurun waktu (duration). Bila waktu menyatakan siang/malam, sedangkan kurun waktu atau durasi menunjukkan lamanya waktu yang dibutuhkan dalam melakukan suatu kegiatan, seperti lamanya waktu kerja dalam satu hari adalah 8 jam. Menentukan durasi suatu kegiatan biasanya dilandasi volume pekerjaan dan produktivitas crew/kelompok pekerja dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Produktivitas didapat dari pengalaman crew melakukan suatu kegiatan yang telah dilakukan sebelumnya atau data base perusahaan. Sebagai contoh, kemampuan crew menyelesaikan pekerjaan dinding bata rata-rata adalah l0 m²/hari, maka produktivitas crew tersebut adalah l0 m²/hari, sedangkan volume pekerjaan dinding bata 240 m².

Durasi pekerjaan dinding bata :

= Volume pekerjaan/produktivitas crew

= 240 m²/10 m²/hari

= 24 hari

Bila produktifitas crew untuk pekerjaan galian tanah rata-rata adalah 3m³/jam, sedangkan volume pekerjaannya adalah 500m³, maka

Durasi pekerjaaan galian tanah :

= Volume pekerjaan/produktivitas crew

= 500m³/3m³/jam

= 166.67 jam

Bila 1 hari ~ 8 jam kerja

= 166.67 jam/8jam/hari = 20.83 hari

= 21 hari

Bagan Balok atau Barchart

Barchart ditemukan oleh Gantt dan Fredick W. Taylor dalam bentuk bagan balok, dengan panjang balok sebagai representasi dari durasi setiap kegiatan. Format bagan baloknya informatif, mudah dibaca dan efektif untuk komunikasi serta dapat dibuat dengan mudah dan sederhana. Bagan balok terdiri atas sumbu y yang menyatakan kegiatan atau paket kerja dari lingkup proyek, sedangkan sumbu x menyatakan satuan waktu dalam hari, minggu, atau bulan sebagai durasinya. Pada bagan ini juga dapat ditentukan milestone/baseline sebagai bagian target yang harus diperhatikan guna kelancaran produktivitas proyek secara keseluruhan. Untuk proses updating, bagan balok dapat diperpendek atau diperpanjang dengan memperhatikan total floatnya, yang menunjukkan bahwa durasi kegiatan akan bertambah atau berkurang sesuai kebutuhan dalam proses perbaikan jadwal. Penyajian informasi bagan balok agak terbatas, misal hubungan antar kegiatan tidak jelas dan lintasan kritis kegiatan proyek tidak dapat diketahui. Karena urutan kegiatan kurang terinci, maka bila terjadi keterlambatan proyek, prioritas kegiatan yang akan dikoreksi menjadi sukar untuk dilakukan.

 

Dosen Pengampu : Ibu Iis Rostiawati, S.E., M.M.

Source :

Husen, Abrar. 2011. Manajemen Proyek. Yogyakarta : Penerbit ANDI.

Manajemen Sumber Daya Manusia

Masalah sumber daya merupakan objek sekaligus subyek karena itu pengambilan keputusan mengenai kuantitas dan kualitasnya harus diperhatikan dengan cermat. Sumber daya manusia yang ada pada suatu proyek dapat dikategorikan sebaga tenaga kerja tetap dan tenaga kerja tidak tetap. Pembagian kategori ini dimaksudkan agar efisiensi perusahaan dalam mengelola sumber daya dapat maksimal dengan beban ekonomis yang memadai. Tenaga kerja/karyawan yang berstatus tetap biasanya dikelola perusahaan dengan pembayaran gaji tetap setiap bulannya dan diberi beberapa fasilitas lain dalam rangka memelihara produktivitas kerja karyawan serta rasa kebersamaan dan rasa memiliki perusahaan. Hal ini dilakukan agar karyawan tetap sebagai aset perusahaan dapat memberikan karya terbaiknya
serta memberikan keuntungan bagi perusahaan dengan keahlian yang dimilikinya. Adanya tenaga kerja tidak tetap dimaksudkan agar perusahaan tidak terbebani oleh pembayaran gaji tiap bulan bila proyek tidak ada atau jumlah kebutuhan tenaga kerja pada saat tertentu dalam suatu proyek dapat disesuaikan dengan jumlah yang seharusnya. Biasanya tenaga kerja tidak tetap ini dibutuhkan dalam jumlah yang cukup besar dibandingkan jumlah tenaga kerja tetap dengan tingkat keahlian sedang.

Diagram Linier Tangung Jawab Perusahaan

Diagram Linier Tanggung Jawab atau LRC (Linier Responsibility Chart) adalah suatu alat/informasi yang berfungsi sebagai alat komunikasi bagi personel proyek dalam menjalankan tugasnya, menampilkan tingkatan organisasi, hierarki personel dan tanggung jawabnya serta hubungan antar staf serta pimpinan

Peran LRC adalah mempermudah personel proyek dalam melaksanakan wewenang dan tanggung jawab mereka berdasarkan tampilan informasinya

Hierarki Organisasi Proyek
Kegiatan	Pemilik Proyek	Konsultan Perencana	Konsultan Pengawas	Manajer Proyek	Site Manajer	Site Engineer	Pelaksana	Logistik	Administrasi keuangan
Menetapkan sasaran & tujuan proyek	a	e	e	f	f	f	f	f	j
Menetapkan Kebijakan Proyek	a	e	e	f	f	f	f	f	j
Perencanaan Proyek	e	a	e	f	f	f	f	f	j
Pengawasan & Pengendalian Proyek	h	h	a	j	j	j	j	j	j
Pembayaran Proyek	a	c	b	i	j	j	j	j	j
Struktur Organisasi Pelaksanaan	h	h	c	a	f	f	f	f	f
Administrasi Pelaksanaan	d	d	c	h	i	i	i	i	a
Anggaran & Pelaksanaan	d	d	d	a	f	f	f	f	j

Keterangan Wewenang dan Tanggung Jawab :

a. Tanggung jawab penuh

b. Memberi pengesahan

c. Memberi persetujuan/rekomendasi

d. Mengetahui

e. Memberi konsultasi

f. Melaksanakan

g. Mengawasi

h. Mendapat laporan

i. Membuat laporan

j. Terlibat membantu

 

Dosen Pengampu : Ibu Iis Rostiawati, S.E., M.M

Source :

Husen, Abrar. 2011. Manajemen Proyek. Yogyakarta : Penerbit ANDI.

Salah satu perusahaan peternakan ayam dihadapkan pada 2 pilihan proyek pembangunan kandang. Proyek pembangunan kandang pertama memiliki peluang keuntungan sebesar 20% dengan nilai keuntungan 56.000.000 Rupiah. Proyek pembangunan kandang kedua memiliki peluang keuntungan 25% dengan nilai keuntungan 31.000.000 Rupiah. Maka pohon keputusannya sebagai berikut:

EMV (Expected Monetary Value)

• EMV Proyek Pembangunan Kandang 1 = (0.20×56.000.000)+(0.80×0) = 11.200.000
• EMV Proyek Pembangunan Kandang 2 = (0.25×31.000.000)+(0.75×0) = 7.750.000

Setelah menghitung EMV kedua proyek pembangunan kandang maka yang akan dipilih adalah proyek pembangunan kandang dengan nilai EMV tertinggi maka yang dipilih adalah proyek pembangunan kandang 1.

 

Dosen Pengampu : Ibu Iis Rostiawati, S.E., M.M

Mata Kuliah : Manajemen Project