Month: November 2019

Rekayasa Nilai (Value Engineering)

Value engineering atau rekayasa nilai secara umum dapat diartikan sebagai suatu usaha kreatif dalam mencapai suatu tujuan dengan mengoptimalkan biaya dan kinerja dari suatu fasilitas atau sistem. Oleh Zimmerman, rekayasa nilai diartikan suatu teknik manajemen yang terbukti berhasil, dengan menggunakan pendekatan sistematis untuk mendapatkan keseimbangan fungsional dan biaya, kesinambungan dan tambahan manfaat dari suatu barang atau jasa. Dalam praktiknya rekayasa nilai tidak hanya melakukan kegiatan penghemaran biaya, tetapi juga tetap mendapatkan fungsi yang meningkat, sehingga efektivias dan efisiensinya terjamin dan mendapatkan manfaat yang setinggi-tinginya. Dengan demikian rekayasan nilai dapat diartikan sebagai :

1. Melakukan kajian dengan menjamin fungsinya tetap seperti yang diinginkan.
2. Fungsi menjadi tolak ukur dari pencarian alternatif pemecahan masalah.
3. Selain adanya kriteria biaya rendah, juga didapatkan kinerja yang tinggi.
4. Optimas biaya dan kinerja untuk mendapatkan manfaat bersih yang besar.

Proses rekayasa nilai membutuhkan seorang yang profesional/tim dapat bertindak sebagai konsultan rekayasa nilai, dengan kemampuan sebagai berikut :

1. Mampu mengoptimalkan biaya yang diperlukan dengan tetap menjaga efektivitas instalasi proyek yang dikerjakan.
2. Mampu mengalokasikan dana dan waktu yang diperlukan sesuai dengan tujuan dan sasaran proyek.
3. Mampu menggunakan manajemen perencanaan yang matang dalam penentuan efektivitas pemecahan masalah yang dihadapi.
4. Mampu menggunakan tinjauan rekayasa nilai dalam multi disiplin ilmu.
5. Mendokumentasikan hasil yang diperoleh guna inovasi di masa datang.

Pelaksanaan rekayasa nilai dilakukan dengan waktu tahapan sebagai berikut :

1. Pada tahapan selama atau segera setelah detail design engineering belum diserahkan kepada kontraktor, di mana tanggung jawab studi adalah pemilik proyek. Konsultan rekayasa nilai yang ditunjuk oleh pemilik proyek melakukan penyempurnaan desain serta mencari alternatif lain, baik jenis dan spesifikasi material ataupun dimensi dari instalasi yang akan dibangun tanpa mengurangi fungsi instalasi yang diinginkan.
2. Pada tahapan selama atau sebelum pelaksanaan konstruksi, dengan tanggung jawab kontraktor. Setelah menerima dokumen kontrak yang terdiri atas spesifikasi teknis dan gambar-gambar kerja, kontrakror mengevaluasi penggunaan material, baik spesifikasi, jenis maupun dimensinya berdasarkan pengalaman kontraktor melakukan pekerjaan sejenis. Bila hasil evaluasi diperoleh penghematan biaya, maka pemilik proyek memberikan bonus kepada kontraktor sebagai jasa tata usahanya melakukan penghematan.

Proses rekayasa nilai dilakukan dalam kerangka sistematis sehingga hasil akhir yang dicapai sesuai tujuan yang direncanakan, dengan cara-cara sebagai berikut:

1. Melakukan identifikasi masalah dengan mengumpulkan informasi dan data dari perencanaan yang telah ada  ebelumnya serta dari dokumen perencanaan proyek yang sedang ditangani. Kemudian, dilakukan perumusan masalah berdasarkan fakta-fakta yang didapat dari identifikasi masalah.
2. Mengkaji obyek di mana rekayasa nilai hendak dilakukan dengan acuan fungsi dari instalasi tetap, bahkan kalau dapat meningkat. Lalu, dihitunglah biaya alternatif sebagai hasil kajian terhadap fungsi obyeknya.
3. Melakukan analisis biaya versus fungsi terhadap beberapa alternatif untuk mendapatkan solusi terbaik dari segi biaya, fungsi dan kinerja instalasi/obyek.
4. Setelah didapatkan solusi terpilih, hasil rekayasa nilainya dikembangkan dan diverifikasi terhadap standar-standar yang berlaku serta pengalaman-pengalaman lain yang telah dilakukan sebelumnya.
5. Kemudian biaya rekayasa nilainya ditetapkan dengan tambahan pertimbangan-pertimbangan teknis.
6. Pada akhirnya, hasil rekayasa nilai didokumentasikan dan dipaparkan
   kepada pemilik proyek untuk memperoleh persetujuan.

Dalam membandingkan suatu obyek dengan obyek alternatif, biasanya dibuat kriteria sebagai acuan pemberian scoring berdasarkan tingkatan manfaat.

 

Dosen Pengampu : Ibu Iis Rostiawati, S.E., M.M.

Source :

Husen, Abrar. 2011. Manajemen Proyek. Yogyakarta : Penerbit ANDI.

Pengendalian Sumber Daya Proyek

Pengendalian sumber daya adalah salah satu cara pengendalian proyek yang berhubungan dengan penggunaan sumber daya agar alokasi jumlahnya logis dengan keterbatasan yang ada juga agar penggunaannya lebih efektif dan efisien sesuai dengan kebutuhan proyek.

Penggunaan sumber daya merupakan termasuk hal penting dalam pelaksanaan dan pengendalian proyek, karena berhubungan dengan biaya pelaksanaan dan jadwal penggunaannya agar diperoleh penggunaan sumber daya yang optimal, sehingga perlu dibuatkan jadwal tersendiri, sebagai sub-jadwal yang disesuaikan dengan jadwal induknya.

Bentuk-bentuk pelaporan proyek diusahakan dengan prinsip-prinsip, mudah dibaca dan diperbarui, dan sederhana, dengan jumlah yang sesuai kebutuhan, ada pemisahan terhadap laporan-laporan karena ada perhatian khusus terhadap jadwal induk, sub-jadwal biaya material, peralatan, dan tenaga kerja serta cashflow proyek.

Laporan Progres Penggunaan Sumber Daya

Penggunaan sumber daya berupa tenaga kerja, peralatan dan material sangat mempengaruhi kinerja waktu proyek. Perencanaan sumber daya biasanya telah terintegrasi dengan perencanaan jadwal proyek keseluruhan karena semuanya saling berhubungan. Laporan aktual dibuat untuk memudahkan pengendalian seriap sumber daya yang digunakan. Laporan ini menjadi data pendukung untuk pengambilan keputusan berikutnya.

Format laporan ini dibuat secara berkala dalam basis harian, mingguan, atau bulanan, disesuaikan dengan kebutuhan proyek. Data kebutuhan sumber daya menjadi input dalam menentukan metode-metode penjadwalan seperti network planning dan diagram batang, yang dibuat secara manual atau menggunakan software komputer.

Baris tenaga kerja dapat dirinci lagi menjadi pekerja, tukang, kepala tukang dan mandor atau lainnya dengan detail jumlah penggunaanya, demikian pula dengan material dan peralatan. Penggunaan sumber daya dikendalikan setiap saat agar tidak melebihi kapasitas maksimum yang ada. Dan bila melebihi, perataan sumber daya dapat dilakukan dengan cara meratakan distribusi sumber daya di sepanjang proyek. Data dan informasi tersebut dapat digunakan untuk plotting network, diagram batang serta sub-jadwal Sumber Daya berdasarkan keterbatasan yang ada dengan membandingkannya terhadap rencana, untuk memudahkan tindakan selanjutnya.

Penjadwalan Sumber Daya

Penjadwalan sumber daya seperti tenaga kerja, peralatan, material dan modal atau biaya dapat merupakan bagian dari master schedule atau dapat juga sebagai bagian yang terpisah darinya sebagai subschedul.

Untuk proyek yang cukup kompleks, pemilahan schedule sumber daya dari master schedule, dengan detailnya dilakukan pada subschedule, adalah langkah terbaik untuk memudahkan monitoring. Tujuan penjadwalan sumber daya adalah memastikan jumlah atau jenis sumber daya dapat diketahui sejak awal dan tersedia bila dibutuhkan. Tetapi bila ketersediaan sumber daya terbatas, maka biasanya durasi proyek menjadi lebih lambat dari yang direncanakan. Sebaliknya, dengan menambah jumlah sumber daya, durasi proyek dapat dipercepat. Bila ketersediaan sumber daya cukup tetapi distribusi selama berlangsungnya proyek berfluktuasi, maka hal ini akan mengurangi tingkat efektivitas dan efisiensi penggunaan sumber daya. Bila jumlah sumber daya yang dimiliki terbatas dan ketersediaannya tidak mencukupi, sedangkan durasi adalah batasan kurun waktu proyek, maka penjadwalan dapat dilakukan dengan perataan sumber daya (resources leveling).

Penjadwalan Sumber Daya yang Terbatas

Sumber daya yang terbatas adalah salah satu alasan mengapa penjadwalan diperlukan. Penjadwalan dimaksudkan supaya pelaksanaan proyek tetap dapat berlangsung, caranya dengan mengoptimalkan penggunaan sumber daya yang terbatas tersebut yang diusahakan juga durasi proyeknya tidak menjadi terlalu terlambat.

Sumber daya yang terbatas karena ketersediaannya yang memang langka dapat membuat masalah besar bagi pelaksanaan proyek, karena hal ini akan memengaruhi durasi proyek. Makin sedikit jumlah ketersediaannya, durasi proyek akan semakin lama karena banyak kegiatan yang tidak dapat dilakukan. Akibatnya adalah adanya sangsi dari pemilik proyek yang berupa denda atau pemutusan hubungan kerja sepihak karena keterlambatan proyek. Oleh karena itu, perencanaan sumber daya yang langka seperti peralatan/mesin dengan teknologi tinggi, tukang khusus ukir/pahat, dan material yang harus diimpor, peralatan yang memerlukan impor dari luar negeri, harus dibuat sebaik mungkin agar durasi kegiatannya tidak terganggu.

Ada dua jenis batasan yang harus diperhatikan dalam penjadwalan proyek, karena batasan tersebut berpengaruh terhadap waktu kerja dari suatu kegiatan. Dua batasan tersebut adalah:

1. Batasan Hubungan Kegiatan, batasan yang diakibatkan oleh hubungan antar kegiatan pada beberapa kegiatan.
2. Batasan Kondisi Sumber Daya, batasan yang diakibatkan oleh ketidaktersediaan sumber daya.

Selain itu, ada 4 aturan yang dapat diterapkan pada penjadwalan proyek dalam hubungannya dengan alokasi sumber daya yang terbatas, yaitu:

1. Memprioritaskan kegiatan yang mempunyai batasan kegiatan-kegiatan dengan sumber daya maksimum, Ialu dilakukan penjadwalan terhadap kegiatan tersebut dengan basis kontinyu.
2. Memprioritaskan pada kegiatan kritis atau mendekati kritis dengan total float paling rendah, lalu dilakukan penjadwalan terhadap kegiatan tersebut dengan cara basis kontinyu.
3. Memprioritaskan pada kegiatan yang mempunyai durasi paling pendek, lalu dilakukan penjadwalan terhadap kegiatan tersebut dengan cara basis kontinyu.
4. Setelah salah satu dari 3 aturan diatas terpenuhi, dilakukan pada kegiatan dengan prioritas rendah dengan cara basis terputus, kemudian dilakukan interupsi oleh kegiatan yang lebih tinggi prioritasnya.

Perataan Sumber Daya (Resources Leveling)

Perataan sumber daya adalah meratakan frekuensi alokasi sumber daya dengan tujuan memastikan bahwa jumlah/jenis sumber daya dapat diketahui dari awal dan tersedia bila dibutuhkan. Biasanya bila jumlah sumber daya dikurangi, durasi akan bertambah, sebaliknya bila jumlah sumber daya ditambah, durasi akan berkurang. Tujuan dari perataan sumber daya adalah untuk menjadwalkan kegiatan pada proyek yang disesuaikan dengan ketersediaan sumber daya dan pola penyebaran yang logis sehingga durasi proyek tidak melampaui batas berlebihan. Variasi penyebaran sumber daya dari satu periode ke periode lainnya diusahakan dapat tetap pada suatu batas mimimum kebutuhannya, sehingga hasil yang dicapai dapat memenuhi sesuai dengan kemampuan dan ketersediaan sumber daya yang ada.

Hal lain yang perlu diperhatikan dalam perataan sumber daya adalah mengidentifikasi sumber daya yang terbatas dan yang dibutuhkan untuk seluruh jumlah durasi dari suatu proyek. Ini karena alokasi sumber daya yang langka dan ketersediaannya terbatas harus diprioritaskan.

Bila ketersediaannya tidak mencukupi, pengadaanya akan menimbulkan biaya yang lebih tinggi. Perataan sumber daya dimaksudkan agar alokasi tingkat pemakaian sumber daya dapat diketahui sehingga penyelesaian proyek menjadi lebih logis. Dalam perataan sumber daya, biasanya durasi proyek dianggap tetap, sedangkan jumlah sumber daya diatur sedemikian rupa sehingga sesuai dengan ketersediaan.

Ada beberapa pola distribusi sumber daya selama durasi proyek, yaitu:

1. Pola kebutuhan sumber daya sepanjang durasi proyek dengan bentuk berfluktuasi.
2. PoIa kebutuhan sumber daya sepanjang durasi proyek dengan jumlah tetap/sama.
3. Pola kebutuhan sumber daya sepanjang durasi proyek dengan bentuk bervariasi.

Metode perataan sumber daya bertujuan mendapatkan pola kebutuhan sumber daya yang sesuai. Metode ini dapat dilakukan dengan cara:

1. Memulai seluruh kegiatan proyek berada di antara waktu mulai paling awal dan waktu mulai paling lambat, sehingga durasi proyek tidak bertambah.
2. Berdasarkan ketersediaan waktu yang dibatasi dengan mengatur sumber daya yang dibutuhkan yang jumlah dan pola penyebarannya diatur sedemikian rupa.
3. Berdasarkan ketersediaan sumber daya yang terbatas karena kelangkaan dengan menambah durasi proyek sehingga proyek dapat menjadi lebih lambat dari yang direncanakan.
4. Berdasarkan penjadwalan dengan membuat diagram batang non-kontinu dengan mengintrupsi suatu kegiatan oleh kegiatan yang lainnya.

Dari semua hal di atas, perataan sumber daya dimaksudkan untuk meningkatkan produktifitas, efektifitas dan efisiensi penggunaannya, menjaga pola penyebaran yang logis dari segi kuantitas serta menempatkan kualitas sumber daya yang sesuai dengan kebutuhan proyek dan diharapkan dengan durasi yang tidak berubah. Dengan demikian alokasi distribusi sumber daya yang proporsional akan memberikan keuntungan bagi proyek sehingga pemanfaatan sumber dayanya terencana dengan baik dan hal ini akan mempengaruhi juga sebagai kinerja proyek secara keseluruhan.

 

Dosen Pengampu : Ibu Iis Rostiawati, S.E., M.M.

Source :

Husen, Abrar. 2011. Manajemen Proyek. Yogyakarta : Penerbit ANDI.

Pengelolaan Biaya Proyek

Biaya pengelolaan proyek adalah hal vital yang harus dicermati pengendaliannya agar tidak terjadi kerugian-kerugian yang dapat membuat proyek terhenti atau mengalami keterlambatan karena tidak adanya pasokan keuangan untuk pembelian material, pembayaran sewa alat, pembayaran tenaga kerja serta operasional proyek. Untuk memantau keuangan proyek diperlukan indikator arus kas proyek yang menunjukkan rencana dan aktual penggunaan biaya dalam periode waktu proyek, hal ini dapat ditunjukkan dengan histogram rencana dari anggaran biaya pelaksanaan proyek seperti, arus kas masuk yang terdiri dari pembayaran termin oleh pemilik proyek secara periodik selama durasi proyek, sedangkan arus kas keluarnya terdiri dari direct cost dan indirect cost untuk pembayaran material, penyewaan alat, pembayaran tenaga kerja, serta operasional proyek yang dikeluarkan selama durasi proyek.

Untuk pengendalian keuangan proyek selain dibuatkan perencanaan arus kas, juga dibuatkan arus kas untuk keadaan aktualnya sehingga memudahkan untuk melakukan koreksi bila terjadi penyimpangan di luar dugaan. Selain itu tiap periode juga dapat dimonitor dengan menentukan baseline menyesuaikan penjadwalan waktu, sehingga bila ada penyimpangan pada direct cost dan indirect cost, dapat segera diantisipasi sehingga kas proyek tidak menjadi negatif, yang menyebabkan kerugian bagi proyek.

Kontraktor menyusun anggaran belanja dan aliran kas proyek berdasarkan Rencana Anggaran Biaya (RAB) yang dialokasikan oleh pemilik proyek. Kontraktor atas dasar tersebut mengkaji ulang nilainya secara cermat sehingga dapat menyusun rencana anggaran pelaksanaan proyek (RAPP) dengan asumsi nilai pada RAB masih layak dan sedapat mungkin dihemat lagi mempertimbangkan faktor-faktor sebagai berikut:

1. Ketidakpastian kondisi lapangan serta kemampuan tenaga kerja lokal dan sumber material dapat direduksi dengan mengalokasikan biaya risiko.
2. Bila salah perhitungan pada penawaran lelang, segera dilakukan identifikasi permasalahan dan dicari solusinya agar perusahaan tidak rugi.
3. Menekan nilai pada RAB, pada RAPP akan memperbesar cadangan keuangan dengan keuntungan yang lebih besar.
4. RAPP disusun lebih detail lagi dengan membuat diagram arus kas dalam interval waktu mingguan, bulanan, atau tahunan.

 

Dosen Pengampu : Ibu Iis Rostiawati, S.E., M.M.

Source :

Husen, Abrar. 2011. Manajemen Proyek. Yogyakarta : Penerbit ANDI.