Pengendalian Sumber Daya Proyek
Pengendalian sumber daya adalah salah satu cara pengendalian proyek yang berhubungan dengan penggunaan sumber daya agar alokasi jumlahnya logis dengan keterbatasan yang ada juga agar penggunaannya lebih efektif dan efisien sesuai dengan kebutuhan proyek.
Penggunaan sumber daya merupakan termasuk hal penting dalam pelaksanaan dan pengendalian proyek, karena berhubungan dengan biaya pelaksanaan dan jadwal penggunaannya agar diperoleh penggunaan sumber daya yang optimal, sehingga perlu dibuatkan jadwal tersendiri, sebagai sub-jadwal yang disesuaikan dengan jadwal induknya.
Bentuk-bentuk pelaporan proyek diusahakan dengan prinsip-prinsip, mudah dibaca dan diperbarui, dan sederhana, dengan jumlah yang sesuai kebutuhan, ada pemisahan terhadap laporan-laporan karena ada perhatian khusus terhadap jadwal induk, sub-jadwal biaya material, peralatan, dan tenaga kerja serta cashflow proyek.
Laporan Progres Penggunaan Sumber Daya
Penggunaan sumber daya berupa tenaga kerja, peralatan dan material sangat mempengaruhi kinerja waktu proyek. Perencanaan sumber daya biasanya telah terintegrasi dengan perencanaan jadwal proyek keseluruhan karena semuanya saling berhubungan. Laporan aktual dibuat untuk memudahkan pengendalian seriap sumber daya yang digunakan. Laporan ini menjadi data pendukung untuk pengambilan keputusan berikutnya.
Format laporan ini dibuat secara berkala dalam basis harian, mingguan, atau bulanan, disesuaikan dengan kebutuhan proyek. Data kebutuhan sumber daya menjadi input dalam menentukan metode-metode penjadwalan seperti network planning dan diagram batang, yang dibuat secara manual atau menggunakan software komputer.
Baris tenaga kerja dapat dirinci lagi menjadi pekerja, tukang, kepala tukang dan mandor atau lainnya dengan detail jumlah penggunaanya, demikian pula dengan material dan peralatan. Penggunaan sumber daya dikendalikan setiap saat agar tidak melebihi kapasitas maksimum yang ada. Dan bila melebihi, perataan sumber daya dapat dilakukan dengan cara meratakan distribusi sumber daya di sepanjang proyek. Data dan informasi tersebut dapat digunakan untuk plotting network, diagram batang serta sub-jadwal Sumber Daya berdasarkan keterbatasan yang ada dengan membandingkannya terhadap rencana, untuk memudahkan tindakan selanjutnya.
Penjadwalan Sumber Daya
Penjadwalan sumber daya seperti tenaga kerja, peralatan, material dan modal atau biaya dapat merupakan bagian dari master schedule atau dapat juga sebagai bagian yang terpisah darinya sebagai subschedul.
Untuk proyek yang cukup kompleks, pemilahan schedule sumber daya dari master schedule, dengan detailnya dilakukan pada subschedule, adalah langkah terbaik untuk memudahkan monitoring. Tujuan penjadwalan sumber daya adalah memastikan jumlah atau jenis sumber daya dapat diketahui sejak awal dan tersedia bila dibutuhkan. Tetapi bila ketersediaan sumber daya terbatas, maka biasanya durasi proyek menjadi lebih lambat dari yang direncanakan. Sebaliknya, dengan menambah jumlah sumber daya, durasi proyek dapat dipercepat. Bila ketersediaan sumber daya cukup tetapi distribusi selama berlangsungnya proyek berfluktuasi, maka hal ini akan mengurangi tingkat efektivitas dan efisiensi penggunaan sumber daya. Bila jumlah sumber daya yang dimiliki terbatas dan ketersediaannya tidak mencukupi, sedangkan durasi adalah batasan kurun waktu proyek, maka penjadwalan dapat dilakukan dengan perataan sumber daya (resources leveling).
Penjadwalan Sumber Daya yang Terbatas
Sumber daya yang terbatas adalah salah satu alasan mengapa penjadwalan diperlukan. Penjadwalan dimaksudkan supaya pelaksanaan proyek tetap dapat berlangsung, caranya dengan mengoptimalkan penggunaan sumber daya yang terbatas tersebut yang diusahakan juga durasi proyeknya tidak menjadi terlalu terlambat.
Sumber daya yang terbatas karena ketersediaannya yang memang langka dapat membuat masalah besar bagi pelaksanaan proyek, karena hal ini akan memengaruhi durasi proyek. Makin sedikit jumlah ketersediaannya, durasi proyek akan semakin lama karena banyak kegiatan yang tidak dapat dilakukan. Akibatnya adalah adanya sangsi dari pemilik proyek yang berupa denda atau pemutusan hubungan kerja sepihak karena keterlambatan proyek. Oleh karena itu, perencanaan sumber daya yang langka seperti peralatan/mesin dengan teknologi tinggi, tukang khusus ukir/pahat, dan material yang harus diimpor, peralatan yang memerlukan impor dari luar negeri, harus dibuat sebaik mungkin agar durasi kegiatannya tidak terganggu.
Ada dua jenis batasan yang harus diperhatikan dalam penjadwalan proyek, karena batasan tersebut berpengaruh terhadap waktu kerja dari suatu kegiatan. Dua batasan tersebut adalah:
- Batasan Hubungan Kegiatan, batasan yang diakibatkan oleh hubungan antar kegiatan pada beberapa kegiatan.
- Batasan Kondisi Sumber Daya, batasan yang diakibatkan oleh ketidaktersediaan sumber daya.
Selain itu, ada 4 aturan yang dapat diterapkan pada penjadwalan proyek dalam hubungannya dengan alokasi sumber daya yang terbatas, yaitu:
- Memprioritaskan kegiatan yang mempunyai batasan kegiatan-kegiatan dengan sumber daya maksimum, Ialu dilakukan penjadwalan terhadap kegiatan tersebut dengan basis kontinyu.
- Memprioritaskan pada kegiatan kritis atau mendekati kritis dengan total float paling rendah, lalu dilakukan penjadwalan terhadap kegiatan tersebut dengan cara basis kontinyu.
- Memprioritaskan pada kegiatan yang mempunyai durasi paling pendek, lalu dilakukan penjadwalan terhadap kegiatan tersebut dengan cara basis kontinyu.
- Setelah salah satu dari 3 aturan diatas terpenuhi, dilakukan pada kegiatan dengan prioritas rendah dengan cara basis terputus, kemudian dilakukan interupsi oleh kegiatan yang lebih tinggi prioritasnya.
Perataan Sumber Daya (Resources Leveling)
Perataan sumber daya adalah meratakan frekuensi alokasi sumber daya dengan tujuan memastikan bahwa jumlah/jenis sumber daya dapat diketahui dari awal dan tersedia bila dibutuhkan. Biasanya bila jumlah sumber daya dikurangi, durasi akan bertambah, sebaliknya bila jumlah sumber daya ditambah, durasi akan berkurang. Tujuan dari perataan sumber daya adalah untuk menjadwalkan kegiatan pada proyek yang disesuaikan dengan ketersediaan sumber daya dan pola penyebaran yang logis sehingga durasi proyek tidak melampaui batas berlebihan. Variasi penyebaran sumber daya dari satu periode ke periode lainnya diusahakan dapat tetap pada suatu batas mimimum kebutuhannya, sehingga hasil yang dicapai dapat memenuhi sesuai dengan kemampuan dan ketersediaan sumber daya yang ada.
Hal lain yang perlu diperhatikan dalam perataan sumber daya adalah mengidentifikasi sumber daya yang terbatas dan yang dibutuhkan untuk seluruh jumlah durasi dari suatu proyek. Ini karena alokasi sumber daya yang langka dan ketersediaannya terbatas harus diprioritaskan.
Bila ketersediaannya tidak mencukupi, pengadaanya akan menimbulkan biaya yang lebih tinggi. Perataan sumber daya dimaksudkan agar alokasi tingkat pemakaian sumber daya dapat diketahui sehingga penyelesaian proyek menjadi lebih logis. Dalam perataan sumber daya, biasanya durasi proyek dianggap tetap, sedangkan jumlah sumber daya diatur sedemikian rupa sehingga sesuai dengan ketersediaan.
Ada beberapa pola distribusi sumber daya selama durasi proyek, yaitu:
- Pola kebutuhan sumber daya sepanjang durasi proyek dengan bentuk berfluktuasi.
- PoIa kebutuhan sumber daya sepanjang durasi proyek dengan jumlah tetap/sama.
- Pola kebutuhan sumber daya sepanjang durasi proyek dengan bentuk bervariasi.
Metode perataan sumber daya bertujuan mendapatkan pola kebutuhan sumber daya yang sesuai. Metode ini dapat dilakukan dengan cara:
- Memulai seluruh kegiatan proyek berada di antara waktu mulai paling awal dan waktu mulai paling lambat, sehingga durasi proyek tidak bertambah.
- Berdasarkan ketersediaan waktu yang dibatasi dengan mengatur sumber daya yang dibutuhkan yang jumlah dan pola penyebarannya diatur sedemikian rupa.
- Berdasarkan ketersediaan sumber daya yang terbatas karena kelangkaan dengan menambah durasi proyek sehingga proyek dapat menjadi lebih lambat dari yang direncanakan.
- Berdasarkan penjadwalan dengan membuat diagram batang non-kontinu dengan mengintrupsi suatu kegiatan oleh kegiatan yang lainnya.
Dari semua hal di atas, perataan sumber daya dimaksudkan untuk meningkatkan produktifitas, efektifitas dan efisiensi penggunaannya, menjaga pola penyebaran yang logis dari segi kuantitas serta menempatkan kualitas sumber daya yang sesuai dengan kebutuhan proyek dan diharapkan dengan durasi yang tidak berubah. Dengan demikian alokasi distribusi sumber daya yang proporsional akan memberikan keuntungan bagi proyek sehingga pemanfaatan sumber dayanya terencana dengan baik dan hal ini akan mempengaruhi juga sebagai kinerja proyek secara keseluruhan.
Dosen Pengampu : Ibu Iis Rostiawati, S.E., M.M.
Source :
Husen, Abrar. 2011. Manajemen Proyek. Yogyakarta : Penerbit ANDI.
