Pengendalian Proyek
Sebagai salah satu fungsi dan proses kegiatan dalam manajemen proyek yang sangat mempengaruhi hasil akhir proyek adalah pengendalian yang mempunyai tujuan utama meminimalisasi segala penyimpangan yang dapat terjadi selama proses berlangsungnya proyek.
Menurut R.J Mockler [1972] pengendalian didefinisikan sebagai:
Usaha yang sistematis untuk menentukan standar yang sesuai dengan sasaran dan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi, membandingkan pelaksanaan dengan standar, menganalisis kemungkinan penyimpangan, kemudian melakukan tindakan koreksi yang diperlukan agar sumber daya dapat digunakan secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai sasaran dan tujuan.
Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa pengendalian membutuhkan standar atau tolak ukur sebagai pembanding, alat ukur kinerja, dan tindakan koreksi yang akan dilakukan bila terjadi penyimpangan. Kegiatan yang dilakukan dalam proses pengendalian dapat berupa pengawasan, pemeriksaan serta tindakan koreksi, yang dilakukan selama proses implementasi.
Sasaran dan tujuan proyek seperti optimasi kinerja biaya, mutu, waktu dan keselamatan kerja harus memiliki format standar dan kriteria sebagai alat ukur, agar dapat mengindikasikan pencapaian kinerja proyek. Alat ukur yang digunakan dapat berupa jadwal, kuantitas pekerjaan, standar mutu/spesifikasi pekerjaan, serta standar keselamatan dan kesehatan kerja, yang untuk selanjutnya diproses dalam suatu sistem informasi, Sistem informasi ini mengolah data-data yang kemudian menghasilkan informasi penting untuk pengambilan keputusan.
Bila hasil sistem informasi mengindikasikan terdapat penyimpangan terhadap standar yang telah ditentukan, tindakan selanjutnya adalah melakukan koreksi, seperti mengubah metode pelaksanaan, mengeluarkan biaya untuk penambahan tenaga kerja, peralatan dan material serta perbaikan penjadwalan, perbaikan mutu pekerjaan yang disesuaikan dengan standar dan kebutuhan sesungguhnya.
Indikator Kinerja Proyek
Untuk memudahkan pengendalian proyek, pengelola proyek seharusnya mempunyai acuan sebagai sasaran dan tujuan pengendalian. Oleh karena itu, indikator-indikator tujuan akhir pencapaian proyek haruslah ditampilkan dan dijadikan pegangan selama pelaksanaan proyek. Indikator-indikator yang biasanya menjadi sasaran pencapaian tujuan akhir proyek adalah kinerja biaya, mutu, waktu, dan keselamatan kerja.
Indikator Kinerja Biaya
Biaya pengelolaan proyek adalah hal vital yang harus dicermati pengendaliannya agar tidak terjadi kerugian-kerugian yang dapat membuat proyek terhenti atau mengalami keterlambatan karena tidak adanya pasokan keuangan untuk pembelian material, pembayaran sewa alat, pembayaran tenaga kerja serta operasional proyek. Untuk memantau keuangan proyek diperlukan indikator arus kas proyek yang menunjukkan rencana dan aktual penggunaan biaya dalam periode waktu proyek.
Indikator Kinerja Waktu
Hal yang berlaku umum saat ini dalam monitor dan evaluasi proyek dalam mengendalikan waktu adalah kurva S, yaitu plotting dari kumulatif persentase bobot pekerjaan dari nilai biaya, yang dapat merepresentasikan kemajuan dari awal hingga akhir proyek. Kurva S adalah alat monitor dan evaluasi yang informatif, apalagi dengan tampilan kombinasi menggunakan diagram batang, sehingga pengelola proyek dapat cepat mengantisipasi bila ada penyimpangan pada proyek. Untuk mempermudah monitoring dan evaluasi, diberikan baseline pada periode tertentu untuk memprediksi progres di masa datang
Indikator Kinerja Biaya dan Waktu
Bentuk lebih progresif yang ada dalam fasilitas perangkat lunak komputer dalam monitor dan evaluasi proyek untuk mengendalikan waktu dan biaya adalah bentuk kurva S yang dimodifikasi dengan 3 indikator, yaitu:
- Rencana dari volume dan biaya pekerjaan (BCWS)
- Realisasi dari volume pekerjaan dan rencana Biaya (BCWP)
- Realisasi biaya dan volume pekerjaan (ACWP)
Dosen Pengampu : Ibu Iis Rostiawati, S.E., M.M.
Source :
Husen, Abrar. 2011. Manajemen Proyek. Yogyakarta : Penerbit ANDI.
